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@ 2020 por Rosana Marcondes

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Ferramentas para sua organização: Agenda e Listas de Tarefas



Você definiu seus objetivos pessoal e profissional e não sabe como se organizar para que as suas metas sejam atingidas? Ou você quer se tornar uma pessoa organizada, não perder mais compromissos e não esquecer de tarefas simples? Neste post quero ajudar você a utilizar essas ferramentas para que você tenha controle do seu tempo e de suas prioridades.

A agenda e as listas de tarefas são ferramentas simples de serem usadas. Apresentarei a seguir os tipos e a função de cada uma delas e como você as utilizará no seu dia a dia.

Qual tipo de ferramenta uso, papel ou online?

Neste momento, você inicia o sucesso ou o fracasso para alcançar os seus objetivos. Sabe por quê?

Você escolhendo a última ferramenta online lançada no mercado, sabendo que não se dá bem com informática ou gastando uma fortuna com uma agenda de marca, sabendo que não tem o hábito de carregá-la com você, você desanimará e abandonará o seu objetivo.

Utilize aquela que faça parte do seu estilo de vida, depois que você estiver à vontade com a utilização, aí poderá testar outros formatos. Afinal de contas, em nossas vidas nada é fixo, estamos mudando o tempo todo, assim como as nossas necessidades, certo?

Como saber quando e como usar a Agenda e as Lista de Tarefas?

Agenda

A Agenda você utilizará para incluir os compromissos com data e horários fixos e os que possuem recorrência em um determinado dia da semana.

Como usar?


- Planejamento Anual

Anote todas as atividades importantes que não poderão deixar de ser realizadas durante o ano ou que não podem ser esquecidas.

Por exemplo: férias escolares, férias, cursos, consultas médicas, etc.

- Planejamento Mensal

Para ter uma visão geral de seus compromissos e não esquecer nenhum, inicie com o planejamento mensal - a maioria das agendas possuem essa possibilidade.

Atenção! Esse planejamento mensal não é fixo, ele é um indicador para você se precaver de urgências e ter flexibilidade em fazer alterações com antecedência.

E, no decorrer do mês, você deverá anotar os compromissos que surgirão: consultas médicas, reuniões escolares, reuniões no trabalho, etc.

Veja no modelo abaixo o exame médico no dia 30, terça-feira pela manhã. É o dia em que está programada a academia, mas, havendo flexibilidade, poderá ir à academia no período da noite.


Clique aqui e baixe uma agenda para você preencher e já ir organizando a sua vida! Não importa se estamos no meio do ano ou meio do mês, a hora é agora!

- Planejamento semanal

No planejamento semanal, o objetivo é ter foco em suas prioridades sem se preocupar com tarefas ou compromissos que ocorrerão no futuro, que estarão registrados em seu planejamento mensal.

O ideal é você preencher sua agenda semanal um dia antes de a semana começar, seja pessoal ou profissional - minha agenda profissional preencho às sextas-feiras, pois estou com todas as pendências e compromissos bem claros para a próxima semana e, a pessoal, no fim de semana.

Antes de preencher a agenda semanal, verifique a mensal para fazer ajustes se necessário.

No modelo abaixo unifiquei os compromissos, as prioridades e as tarefas. Caso você queira utilizar esse modelo, clique aqui.


Listas de Tarefas

As listas de tarefas podemos dizer que são os nossos lembretes, elas tem a função de um mapa, um orientador do que devemos fazer em um determinado dia. Assim não procrastinamos, não esquecemos de nenhuma tarefa importante e conseguiremos ter um dia produtivo.

Por exemplo, você precisa separar uma documentação para uma reunião. Inclua na sua lista de tarefas com no máximo um dia de antecedência, para você não esquecer de apresentar, justamente, aquele relatório importante!

Como usar?

Nas Listas de Tarefas você irá preencher todos os afazeres que são de sua responsabilidade, tanto pessoais, quanto profissionais. Você irá dividir as tarefas por dia da semana e onde deverão ser realizadas, seguem alguns exemplos:

Casa

Organizar um determinado local da casa, programar uma faxina, organizar documentos e livros, online: compras, back-up´s, pesquisas e pagamentos, etc.

Trabalho

Preparo de documentos, planilhas, verificação de pendências, pedidos de feedback, arquivo de documentos, responder à emails, etc.

Rua

Mercado, lavanderia, feira, compras diversas, visita à lojas, pet shop, etc.


Clique aqui e baixe sua lista de tarefas!

D I C A I M P O R T A N T E

Não realize tarefas pessoais no trabalho e vice-versa.

Não é produtivo.

Realize-as nos locais adequados.

A Agenda e as Listas de Tarefas contribuem com o seu gerenciamento do tempo, ajudando você a cumprir as metas que você traçou no seu planejamento. E, ao final do mês ou semana, você saberá que produziu os resultados esperados.

Ficou alguma dúvida? Mande uma mensagem!

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