E-mails: aumente sua produtividade!


Tempos atrás ouvi que hoje não estaríamos mais nos comunicando através do e-mail. Mas, vimos que ele permaneceu e ainda está entre nós! Seja para fazer um cadastro em um site, seja para trocar mensagens profissionais.


Fazendo uma pesquisa rápida, descobri que o e-mail já era utilizado em 1965, antes mesmo de a Internet ser inventada! Ele era utilizado para trocas de mensagens entre computadores de grande porte e, depois entre usuários com diferentes tipos de computadores.



Atualmente com o fácil acesso, ele é utilizado amplamente. Mas, como qualquer meio de comunicação, devemos utilizá-lo de forma a nos ajudar e não, gerar perda de tempo. Vamos ver como ser mais produtivos com essa ferramenta?


1) Limite o número de contas


Se você possui mais do que três contas de e-mail, provavelmente, suas caixas de entrada devem estar bem abarrotadas...


Para que possamos administrar bem nossas caixas de entrada, devemos ter e-mail:


· Profissional

· Pessoal

· Lixo (esta conta deverá ser utilizada para quando não temos interesse em seguir os comunicados do remetente ao fazermos cadastros em sites, por exemplo)


2) Adote uma rotina diária


Para evitar acúmulo de mensagens, adote uma rotina diária para processar seus e-mails. Siga os seguintes passos:


  1. Abra seus e-mails diariamente em horários estabelecidos. Não deixe a notificação de recebimento ativa, isso provoca distrações durante o dia.

  2. Inicie a leitura pela mensagem mais recente. Descarte as mais antigas - sobre o mesmo assunto - se houver respostas em sequência.

  3. Limite de 15 a 30 minutos processando as mensagens. Priorize as mais recentes! E, as sinalizadas com alta prioridade.


3) Transforme uma mensagem em ação


Ao iniciar a leitura de suas mensagens, proceda de acordo com o assunto:


  • Apague Spam e lixo. E, aproveite para bloquear ou cancelar a sua inscrição na lista do remetente caso não tenha interesse.

  • Responda as mensagens que forem curtas e rápidas.

  • Crie uma tarefa para respostas que demandam mais tempo e elaboração.

  • Anote na agenda mensagem que gera compromisso. Exemplos: reuniões, visitas externas. Verifique sua agenda, anote o compromisso, responda ao convite e crie uma tarefa, caso necessário.

  • A mensagem não é para você? Comunique ao remetente e apague a mensagem.


Ao escrever um e-mail gere uma informação com: "o quê" e "como".


Quando administramos nossos e-mails não somos cobrados por tarefas não realizadas, não perdemos prazos e, principalmente, conseguimos planejar tarefas e compromissos, ganhando mais tempo livre.


Mantenha sua caixa de entrada em dia e aumente a sua produtividade!




Você tem alguma dica? Conte para nós!


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@ 2020 por Rosana Marcondes

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